第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质,制定本制度。
　　第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。
　　第三条 以本会名义发出的文件，加盖本会印章。以秘书处的名义发出的文件，加盖秘书处印章。
　　第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
　　第五条 以本会发出的各类文件需经本会会长签发，以本会秘书处发出的各类文件需经本会秘书长签发。
　　第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
　　第七条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
　　第八条 秘书处根据来文来函的情况报协会负责人阅批。
　　第九条 每年本会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
　　第十条 本会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
　　第十一条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。
　　第十二条 “合肥市卫生有害生物防制协会”、“合肥市卫生有害生物防制协会秘书处”印章使用的审批权限。
　　【由理事会审议核定】
　　第十三条 本会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。
　　第十四条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。
　　第十五条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。